A rendszerváltás környékén a nagyvállalatokból átalakuló új részvénytársaságok a megváltozott jogszabályi háttér és a részvényesek megnövekedett száma miatt addig ismeretlen kihívásokkal szembesültek. Nekik nyújtottunk részvénykönyv-vezetési és közgyűlés-szervezési és -lebonyolítási szolgáltatásokat.

Szemelvények a részvénytársaságok gyerekkorából

Háttér

A gazdasági átalakuláshoz és a privatizációhoz kapcsolódóan a szocialista tervgazdálkodás nagyvállalatait részvénytársaságokká alakították az 1980-as és 90-es évek fordulóján. Az akkori részvénytársasági forma nagyjából a mai zárt körűen működő részvénytársaságokéhoz hasonlított. Jelentős különbség volt azonban, hogy a részvényeket papír alapon, értékpapírként, egyedileg azonosítható módon kellett előállítani, és a részvénnyel kapcsolatos eseményeket – kibocsátás, tulajdonos és tulajdonosváltás (forgatmányozás), névérték változás, érvénytelenítés – szintén papír alapon, a részvény erre szolgáló felületein kellett vezetni. A frissen kibocsátott részvények első tulajdonosai a privatizáció nyertes szereplői, a gyakrabban szakmai, ritkábban pénzügyi, külföldi befektetők lettek.

Az átalakuló vállalatok számára ez egy halom olyan összefüggő feladatot keletkeztetett, amelyekkel korábban nem kellett foglalkozniuk. Először is el kellett juttatni a folyamatot odáig, hogy neki lehessen állni a részvények előállításának, amely egy sor tulajdonosi és operatív szintű döntést igényelt. Aztán elő kellett állítani a részvényeket, az alaptőkének megfelelő össz-névértékben, olyan technológiával, amely megfelelt az akkori értékpapírokra vonatkozó szabályoknak. Ennek során kezelniük kellett a gyakran 98% feletti tulajdoni arányt képviselő nagybefektetők számára az összevont névértékeket, valamint az akkor divatossá váló dolgozói részvénykibocsátáshoz a kisebb alapcímleteket. Az állam a privatizáció során a kritikus fontosságú ágazatok vállalataiban egyfajta vétójogot biztosító szavazatelsőbbségi részvényt tartott meg magának, ez volt az „aranyrészvény”. Ez ugyan csak egyetlen szavazatnyi névértékkel bírt, de meghatározott kérdésekben az aranyrészvényt birtokló tulajdonos hozzájárulása volt szükséges ahhoz, hogy egy közgyűlési határozat megszülethessen.

Természetesen a részvényeket és tulajdonosaikat szintén papír alapon vezetett részvénykönyvben kellett nyilvántartaniuk. Ennek a napra készen tartása alapvető feladatuk volt. A részvénykönyvben folyamatosan vezetni kellett a tulajdonosváltozásokat, amely a tulajdonosok számára előírt tájékoztatási kötelezettségen alapult.

A részvénytársasági közgyűlés a nem sokkal korábban módosult gazdasági társaságokról szóló törvény rendelkezései alapján a részvénytársaság legfőbb irányító szerve. Legalább évente egyszer kellett közgyűlést tartani, hasonlóan a mostani szabályokhoz. A közgyűlésszervezés és annak szabályos lebonyolítása, dokumentálása szintén új feladatként jelentkezett tehát. A közgyűléssel kapcsolatos feladatok ott váltak érdekessé, hogy a közgyűlés meghirdetésének időpontjában a részvénykönyvet le kellett zárni, tehát azok vehettek részt a közgyűlésen, akik ebben a pillanatban bejegyzett tulajdonosok voltak, legalább egy részvénnyel – azaz egy szavazattal – rendelkeztek. A közgyűlésre előzetesen postai úton meghívót kellett küldeni, amely csak a részvénykönyvben szereplő tulajdonosoknak ment ki, és tájékoztatta őket a közgyűlés várható napirendjéről.

A közgyűlésen a tulajdonosoknak volt joguk szavazni, jobban mondva legtöbbször a tulajdonos képviselőinek meghatalmazás alapján. A leadott szavazatok, azon kívül, hogy igen vagy nem szavazatot jelentettek, a tulajdonos szavazati arányát is képviselték: egy részvény egy szavazatot, 98%-nyi tulajdonrész 98%-nyi szavazatot ért, miközben egyiket is, másikat is egyetlen ember, a tulajdonos vagy képviselője adta le. Tehát minden egyes leadott szavazatról tudni kellett, hogy mekkora tulajdoni arányt képviselt. Az egyes szavazások eredményeit ismertetni kellett a megjelent részvényesekkel, az aranyrészvény szavazatát külön meg kellett különböztetni, a közgyűlésről és a határozatokról jegyzőkönyv kellett készüljön, a szavazatokat hitelesíteni kellett.

Ez a feladathalmaz a vállalatok számára a dolgozói részvénykibocsátással vált igazán komoly teherré. A bányászati és energetikai szektorban például volt olyan vállalat, amelynek közel 20000 tulajdonosa lett, akiknek az összesített szavazati aránya alig érte el a 2%-ot. Ettől még ugyanúgy kellett nyilvántartani, a részvényekkel kapcsolatos eseményeket intézni, a közgyűléseket szervezni és lebonyolítani, mint bármelyik nagy tulajdonos esetében.

Szolgáltatás-tartalom

Erre a helyzetre kínáltunk megoldást a részvénykönyv-vezetési és közgyűlés-lebonyolítási szolgáltatásunkkal. A szolgáltatás középpontjában egy részvénykönyv és egy szavazatszámláló szoftver állt.

Az ügyfeleink számára folyamatosan biztosítottuk a részvénykönyv-vezetést. A saját tulajdonukban lévő részvénykönyvi adatbázis folyamatos karbantartását vagy ők maguk végezték a használatba kapott szoftverben, vagy szolgáltatásként a részvényekkel kapcsolatos tulajdonosi bejelentések alapján mi biztosítottuk. Ezzel a közgyűlések közötti „normál” időszakban is naprakészen tarthatták a részvénykönyvi nyilvántartásukat.

A közgyűlési időszak közeledtével megkezdtük a felkészülést a közgyűlés lebonyolítására. Jellemzően a közgyűlési meghívó kiküldését megelőző néhány hétben meghirdettünk egy intenzív részvénykönyv-frissítési időszakot. Ennek során helyszíni jelenléttel és nyitvatartással vártuk a részvényeseket, hogy ellenőrizhessék adataikat, bejelenthessék új részvénytulajdonaikat. Minden részvényes személyazonosságát, meghatalmazását vizsgálnunk kellett, minden részvénnyel kapcsolatos eseményt megfelelő dokumentációval kellett alátámasztani. A frissítési időszak végén lezártuk a részvénykönyvet, ami a részvények adás-vételének, forgatmányozásának felfüggesztését jelentette a közgyűlési időszakra. Az így aktualizált és ideiglenesen módosítások ellen zárolt adatbázis alapján már el lehetett készíteni a közgyűlési meghívókat, amelyeket névre szólóan, a részvénykönyvi nyilvántartásban szereplő adatokkal és a közgyűlés tervezett időpontjával, napirendjével együtt, a tulajdonos részvénykönyvi azonosítóját tartalmazó vonalkóddal, postai úton küldtünk ki a részvényeseknek.

Az igazi segítséget a részvénytársasági ügyfeleink számára az jelentette, hogy a részvénykönyv-nyilvántartás adatait, annak informatikai értelemben vett adatbázisát fel lehetett használni a közgyűlés sikeres lebonyolításához, így le tudtuk egyszerűsíteni és nagyon hatékonnyá tudtuk tenni az esemény napján az adminisztrációs és megfelelőségi feladatokat. A lezárt részvénykönyv-nyilvántartási adatokat tartalmazó adatbázist betöltöttük a közgyűlést támogató szavazatszámláló szoftverünkbe, amelyik onnantól pontosan a hatályos tulajdonosi és tulajdonlási adatokkal tudta támogatni a közgyűlési regisztrációt, beléptetést, szavazást és dokumentálást.

A közgyűléskor a regisztrációra nyitva álló időben fogadtuk az érkező részvényeseket. Ők hozták a meghívójukat a vonalkóddal, amit leolvasva azonnal megtaláltuk a szoftverben a képviselt tulajdonost. Ellenőriztük a személyazonosságukat, illetve meghatalmazás esetén fel is vittük az adataikat a szoftverbe, így pontosan vissza lehetett követni a képviseletet is. Így most már tudtuk, hogy beléphet-e, és hogy mekkora tulajdoni arányt (hány darab részvényt) képvisel majd a leadott szavazata.

Ezt követően a részvényes kapott tőlünk egy olyan kis mappát, amelyben perforált oldalak voltak lefűzve. Minden oldal tartalmazott egy Igen, egy Nem és egy Tartózkodik feliratú, vonalkóddal ellátott kártyát, amit egyszerűen ki lehetett tépni az oldalról. Annyi oldal volt a mappában, ahány szavazásra, napirendi pontra a közgyűlésen számítani lehetett. A részvényest és a mappájának a vonalkódját a szoftverben összerendeltük, így onnantól tudtuk, hogy egy adott mappából leadott szavazat hány részvényt képvisel, és hogy igennel, nemmel, vagy tartózkodikkal szavazott. Tehát mostantól nem volt más dolgunk, mint a közgyűlés során szavazáskor megkérni a jelenlevőket, hogy adják le a szavazatuknak megfelelő kártyát a saját mappájukból, összeszedni a kártyákat, és minél gyorsabban leolvasni mindegyiket. Ezt követően a szoftver másodpercek alatt összesítette az eredményt, kiírta az elnök számára a saját monitorára, valamint a nagy kijelzőre a részvényesek számára, és elkészítette az adott szavazás adatait tartalmazó jegyzőkönyvet.

A közgyűlés végén pedig az összes napirendi pont összes szavazását egységes jegyzőkönyvbe rendezve kinyomtattuk, a begyűjtött szavazókártyákat szavazásonként csomagoltuk és hitelesítve, pecséttel lezártuk, a jegyzőkönyveket aláírattuk, és mindezt a szavazatok tételes adatbázisával együtt átadtuk az ügyfél számára.

Szolgáltatásnyújtás

A szolgáltatásunkat úgy építettük fel, hogy a közgyűlési időszakra felkészülésben, a közgyűlés megszervezésében és lebonyolításában is teljes támogatást nyújtottunk az ügyfeleinknek. Az általunk összerakott know-how alapján támogattuk a szükséges adminisztrációs folyamatokat, felügyeltük a jogszabályoknak megfelelést. Megszerveztük a helyszínt, a berendezését, szállítottuk a technikai infrastruktúrát. Gondoskodtunk a biztonságról, az ellátásról. Mi vittük a beléptető, a szavazatgyűjtő és a szavazatszámláló személyzetet. A közgyűlés lebonyolításához szükséges teljes informatikai eszközparkot mi biztosítottuk, minden esetben saját, kipróbált és előre felkészített eszközökkel külön hálózatot építettünk ki a közgyűlés idejére.

Személyes tapasztalatok

A saját tapasztalataimhoz, jelenlegi tudásomhoz a részvételem ebben a szolgáltatásnyújtásban mondhatni megalapozásképpen járult hozzá. Közel tíz éven keresztül, 6-8 nagy ügyfélnek, évi egy, sokszor két közgyűlést bonyolítottunk le. Kezdetben a számítógép mögött, illetve a logisztikában, a hálózatépítésben, a beléptetéskor és a szavazatszámláláskor volt szerepem, így teljes rálátást szereztem ezekre a területekre, és megtanultam az ügyféloldali folyamatokat, fájdalompontokat is. Később projektvezetőként dolgoztam már az előkészítés és szervezés feladataiban. Ezek a projektek szigorú és részletes forgatókönyvek szerint, jól definiált szabályozási környezetben zajlottak, így nem elsősorban a problémamegoldás, hanem inkább a vezérigazgatói, jogtanácsosi szintű ügyfélkapcsolatok, a pontosság, a dokumentálás területein szereztem velük projektvezetői és tanácsadói rutint.

A szolgáltatásnak végül a 2001-es tőkepiaci törvény vetett véget a dematerializált értékpapírok kötelező bevezetésével.